Présentation

Gmail est la pierre angulaire de la communication professionnelle dans de nombreuses organisations à travers le monde. Intégré à Google Workspace, il propose une myriade de fonctionnalités telles que la délégation fluide des e-mails, une administration centralisée et des fonctionnalités de sécurité avancées. Nous aborderons ici le processus étape par étape pour créer votre compte Gmail pour les entreprises gratuit, explorer les forfaits et les tarifs de Gmail pour les entreprises, évaluer les avantages et les inconvénients et évaluer les alternatives viables.

Gmail pour les pros: créer une adresse mail professionnelle avec Gmail

Le processus de création d'un compte Gmail pour les entreprises gratuit consiste essentiellement à créer un Espace de travail Google compte avec un essai gratuit de 14 jours. Voici les étapes à suivre :

Étape 1 Visitez le site Web de Google Workspace :

Accédez au site Web de Google Workspace.

Étape 2 Cliquez sur « Essai gratuit »:

Le bouton « Commencer » se trouve dans le coin supérieur droit de la page Web.

Étape 3 Entrez les informations relatives à votre entreprise :

Le processus de configuration vous demandera des informations sur votre entreprise. Cela inclut votre nom, votre adresse e-mail actuelle, le nom de votre entreprise et la taille de votre entreprise.

Étape 4 Choisissez un domaine

Deux options s'offrent à vous. Vous pouvez utiliser un domaine que vous possédez déjà ou acheter un nouveau domaine via Google.

Étape 5 Configuration des comptes utilisateurs :

Créez des comptes utilisateurs pour votre entreprise. C'est ici que vous allez configurer vos adresses e-mail.

Étape 6 Vérifiez votre domaine :

Si vous utilisez un domaine existant, Google vous demandera de le vérifier. Cela implique généralement l'ajout d'un enregistrement aux paramètres DNS de votre domaine.

Étape 7 Sélectionnez votre plan de facturation :

Même si vous vous inscrivez à un essai gratuit de 14 jours, Google vous demande de sélectionner un plan de facturation. Vous ne serez pas facturé avant la fin de la période d'essai.

Étape 8 Passez en revue et terminez l'inscription :

Vérifiez toutes les informations, acceptez les conditions générales et terminez votre inscription.

Étape 9. Configurez votre compte Gmail :

Une fois que vous avez créé votre compte Google Workspace, connectez-vous à Gmail à l'aide de votre nouvelle adresse e-mail professionnelle.

Bonus : découvrez également comment créer un nouveau compte Gmail pour un usage personnel.

Gmail for Business (compte Gmail d'entreprise) : forfaits et tarifs

Google Workspace propose trois forfaits principaux : Business Starter, Business Standard et Business Plus.

• Démarreur d'entreprise : Coûte 6 $/utilisateur/mois. Il comprend e-mail professionnel, 30 Go de stockage dans le cloud et accès à la suite de productivité de Google.

• Norme commerciale : Coûte 12 $/utilisateur/mois. Il offre tous les avantages de Business Starter, ainsi que 2 To de stockage dans le cloud et des fonctionnalités supplémentaires telles que la recherche intelligente sur Google Workspace.

• Business Plus : Coûte 18 $/utilisateur/mois. Ce plan ajoute des fonctionnalités avancées telles que Google Vault pour eDiscovery, ainsi que 5 To de stockage cloud par utilisateur.

Fonctionnalités de Gmail for Business (compte Gmail d'entreprise)

1. Personnalisé E-mail professionnel avec votre domaine : Cette fonctionnalité permet aux entreprises de maintenir leur professionnalisme et la cohérence de leur marque grâce à un domaine de messagerie personnalisé. Au lieu d'avoir le suffixe « @gmail .com », les e-mails peuvent se terminer par le nom de domaine de l'entreprise, tel que « @yourbusiness .com ». Cela contribue à renforcer la notoriété de votre marque.

2. 30 Go vers un espace de stockage Google Drive illimité : Gmail for Business fournit beaucoup plus d'espace de stockage que la version gratuite. Selon votre abonnement, vous pouvez disposer de 30 Go ou d'un espace de stockage illimité sur Google Drive. Cela permet de stocker, de partager et de collaborer sur un grand nombre de fichiers, notamment des documents, des feuilles de calcul et des présentations.

3. Assistance 24h/24 et 7j/7 : Les entreprises ont besoin d'une disponibilité et d'une assistance constantes. Avec Gmail for Business, vous avez accès à l'équipe d'assistance de Google 24 h/24 et 7 j/7 par téléphone, e-mail ou chat. Cela garantit que tous les problèmes que vous rencontrez peuvent être résolus rapidement, minimisant ainsi les perturbations de vos activités commerciales.

4. Contrôles de sécurité et de gestion: les contrôles d'administration améliorés permettent aux administrateurs de configurer les paramètres de sécurité, de contrôler l'accès des utilisateurs, de planifier les e-mails, de gérer les appareils, de supprimer des e-mails en masse et de définir des règles de prévention des pertes de données (récupérer les e-mails supprimés) et suppression du compte Google Workspace parfaitement. Des rapports détaillés fournissent des informations sur l'activité du système, ce qui facilite la détection et la résolution proactives des problèmes.

5. Google Workspace Sync pour Microsoft Outlook : Cette fonctionnalité vous permet de continuer à utiliser Microsoft Outlook tout en profitant des fonctionnalités de Google Workspace. Il synchronise votre courrier, vos contacts, les événements de votre calendrier et vos notes entre Outlook et Google Workspace, pour une intégration fluide.

6. Gestion des appareils mobiles : Avec l'essor de la culture BYOD (Bring Your Own Device), il est important de protéger les données de l'entreprise. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs d'appliquer des codes d'accès et d'effacer les données confidentielles des appareils perdus. Il permet également de localiser les appareils perdus, tout en préservant la confidentialité de l'utilisateur.

7. Prévention des pertes de données pour Gmail et Drive : La prévention des pertes de données (DLP) est un ensemble d'outils qui empêche le partage d'informations sensibles en dehors de l'organisation. DLP peut reconnaître des informations sensibles telles que les numéros de cartes de crédit ou les termes liés à des projets propriétaires. Il peut être configuré pour avertir les utilisateurs ou bloquer complètement le partage.

8. Contrôle d'accès de niveau professionnel avec application des clés de sécurité et vérification en deux étapes par Google : Ces fonctionnalités renforcent la sécurité en obligeant les utilisateurs à se soumettre à une vérification en deux étapes. En outre, les entreprises peuvent imposer l'utilisation de clés de sécurité, un appareil physique qui se connecte à un ordinateur pour authentifier l'utilisateur, renforçant ainsi la sécurité.

9. Mode confidentiel de Gmail : Le mode confidentiel permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails qui expirent après un certain temps. Les expéditeurs peuvent également révoquer l'accès à l'e-mail à tout moment. En outre, les destinataires du message confidentiel n'auront pas la possibilité de transférer des e-mails dans Gmail, de copier, d'imprimer ou de télécharger des messages, ce qui renforce la sécurité des données.

10.  Composez et répondez intelligemment : Grâce à l'apprentissage automatique, Gmail aide les utilisateurs à rédiger des e-mails plus rapidement en leur suggérant des phrases courantes au fur et à mesure de leur saisie. En outre, Gmail peut fournir des suggestions de « réponse intelligente », des réponses rapides générées par l'IA qui peuvent être pertinentes par rapport à l'e-mail reçu, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de Gmail for Business (compte Gmail d'entreprise)

Avantages :

1. Intégration avec les services Google : Gmail for business s'intègre parfaitement à d'autres services Google tels que Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Calendar, etc. Cela facilite la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe.

2. Fiabilité et disponibilité : Les serveurs de Google sont réputés pour leur fiabilité. Ils offrent une disponibilité garantie de 99,9 %, ce qui est essentiel pour que les entreprises puissent assurer la continuité de leurs opérations.

3. Capacité de stockage élevée : Google Workspace offre une capacité de stockage suffisante (30 Go sur le plan de base et illimitée sur les forfaits Business et Enterprise, si vous avez plus de 5 utilisateurs), ce qui est très avantageux pour les entreprises.

4. Sécurité et conformité : Google dispose de protocoles de sécurité robustes, notamment la vérification en deux étapes et l'authentification unique. Il est également conforme à de nombreuses réglementations mondiales en matière de protection des données, garantissant ainsi la sécurité des données pour les entreprises.

5. Évolutivité : Google Workspace est évolutif. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs ou augmenter la capacité de stockage. Il est facile de gérer les utilisateurs, les appareils et la sécurité des données, le tout à partir d'une console d'administration centrale.

Inconvénients :

1. Préoccupations relatives à la confidentialité : Comme c'est le cas pour de nombreux services basés sur le cloud, l'utilisation de Gmail pour les entreprises peut soulever des problèmes de confidentialité. Google a été critiqué pour avoir scanné les e-mails à des fins de ciblage publicitaire, et bien qu'ils aient mis fin à cette pratique pour Gmail, certaines entreprises restent méfiantes.

2. Personnalisation limitée : Par rapport à d'autres plateformes, Gmail propose des options de personnalisation limitées. Par exemple, les entreprises ne peuvent pas modifier la mise en page de Gmail en fonction de leurs besoins commerciaux spécifiques.

3. Courbe d'apprentissage : Pour les entreprises qui ne connaissent pas l'écosystème de Google, l'utilisation de Gmail et des applications Google Workspace associées peut nécessiter un certain apprentissage.

4. Expérience incohérente : Google a amélioré la cohésion de ses produits au fil du temps, mais certains outils Google sont excellents et s'améliorent au fil du temps (comme Google Docs et Google Meet), d'autres ne sont pas intuitifs (Google Chat) ou sont mal organisés (Google Drive). Les outils de Google sont également bien intégrés sur Android, mais pas aussi bien pour les utilisateurs d'appareils Apple.

5. Dépendance à l'égard de la connexion Internet : Gmail fonctionne mieux avec une bonne connexion Internet. Bien que les modes hors ligne soient disponibles, toutes les fonctionnalités nécessitent une connectivité Internet, ce qui peut poser des problèmes dans les zones où les connexions sont instables.

6. Coût : Bien que Google Workspace offre de nombreux avantages, il n'est pas gratuit. Le coût peut être dissuasif pour les petites entreprises ou les startups aux budgets serrés. Il existe des alternatives gratuites qui, même si elles n'offrent pas le même niveau d'intégration ou de fonctionnalités, peuvent effectuer les tâches de base requises.

Questions fréquemment posées

1. Est-ce que Gmail pour les entreprises est gratuit ?

R : Non, Gmail for business, qui fait partie de Google Workspace, n'est pas gratuit. Cependant, Google Workspace propose un essai gratuit de 14 jours pour les nouveaux utilisateurs.

2. Puis-je utiliser mon domaine avec Gmail for business (compte Gmail d'entreprise) ?

R : Oui, pendant le processus de configuration, vous avez la possibilité d'utiliser un domaine existant ou d'en acheter un nouveau via Google.

3. Combien coûte Gmail pour les entreprises ?

R : Les forfaits Google Workspace commencent à 6 $/utilisateur/mois pour le plan Business Starter. Business Standard coûte 12$ par utilisateur et par mois, et le plan Business Plus coûte 18$ par utilisateur et par mois.

4. Puis-je changer de forfait plus tard ?

R : Oui, Google Workspace vous permet de passer d'un forfait à l'autre en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise.

5. Quelles sont les alternatives à Gmail pour les entreprises ?

R : Il existe plusieurs alternatives à Gmail pour les entreprises, notamment Microsoft 365, Zoho Workplace et Slack, chacune proposant ses propres fonctionnalités, tarifs et options de stockage.

6. Qué se passe-t-il une fois la période d'essai de Google Workspace terminée ?

R : Après la période d'essai de 14 jours, Google vous facturera automatiquement selon le plan que vous avez sélectionné lors de la configuration. Si vous ne souhaitez pas continuer, vous devez annuler le service avant la fin de la période d'essai.

7. Quelle est la sécurité de Gmail pour les entreprises ?

R : Gmail pour les entreprises propose des mesures de sécurité robustes, notamment la vérification en deux étapes, le filtrage du courrier indésirable et la protection contre le phishing. En outre, Google Workspace inclut des contrôles avancés des appareils et des données pour une sécurité renforcée.

8. Puis-je créer plusieurs adresses e-mail avec mon compte Gmail d'entreprise ?

R : Oui, vous pouvez créer plusieurs comptes utilisateur (et donc des adresses e-mail) sur votre compte Google Workspace. Le nombre peut être limité en fonction du plan que vous avez choisi.

Conclusion

Gmail for business, qui fait partie de Google Workspace, propose une plateforme intégrée permettant aux entreprises de collaborer et de communiquer efficacement. Bien que le processus de création d'un compte soit relativement simple, il est essentiel de comprendre sa structure de coûts, ses avantages et ses inconvénients et les alternatives viables pour