Introduction

Gmail es la piedra angular de la comunicación empresarial en muchas organizaciones de todo el mundo. Como parte de Google Workspace, ofrece un sinfín de funciones, como la delegación fluida del correo electrónico, la administración centralizada y funciones de seguridad avanzadas. En este artículo, analizaremos el proceso paso a paso para crear tu cuenta gratuita de Gmail para empresas, analizaremos los planes y precios de Gmail para empresas, analizaremos las ventajas y desventajas y evaluaremos las alternativas viables.

Crear una cuenta Gmail empresarial (cuenta Gmail empresarial)

El proceso de creación de una cuenta gratuita de Gmail para empresas consiste básicamente en crear una Google Work Space account with a free test of 14 days. Estos son los pasos:

Paso 1. Visita el sitio web de Google Workspace:

Ve al sitio web de Google Workspace.

Paso 2. Haga clic en «Prueba gratuita»:

El botón «Comenzar» se encuentra en la esquina superior derecha de la página web.

Paso 3. Ingresa la información de tu empresa:

El proceso de configuración solicitará información sobre tu empresa. Esto incluye tu nombre, tu dirección de correo electrónico actual, el nombre de la empresa y el tamaño de la empresa.

Paso 4. Elige un dominio

Tienes dos opciones. Puedes usar un dominio que ya tengas o comprar un nuevo dominio a través de Google.

Paso 5. Configurar cuentas de usuario:

Crea cuentas de usuario para tu empresa. Aquí es donde configurarás tus direcciones de correo electrónico.

Paso 6. Verifica tu dominio:

Si utilizas un dominio existente, Google te pedirá que lo verifiques. Por lo general, esto implica añadir un registro a la configuración de DNS de tu dominio.

Paso 7. Selecciona tu plan de facturación:

Aunque te suscribas a una prueba gratuita de 14 días, Google requiere que selecciones un plan de facturación. No se te facturará hasta que finalice el período de prueba.

Paso 8. Revisa y completa el registro:

Comprueba toda la información, acepta los términos y condiciones y completa tu registro.

Paso 9. Configura tu cuenta de Gmail:

Cuando hayas creado tu cuenta de Google Workspace, inicia sesión en Gmail con la dirección de correo electrónico empresarial que acabas de crear.

Bonificación: aprenda también cómo crear una nueva cuenta de gmail for personal.

Gmail for Business (cuenta de Gmail empresarial): planes y precios

Google Workspace ofrece tres planes principales: Business Starter, Business Standard y Business Plus.

• Emprendedor de negocios: Cuesta 6 USD por usuario al mes. Incluye correo profesional, 30 GB de almacenamiento en la nube y acceso a la suite de productividad de Google.

• Estándar empresarial: Cuesta 12 USD por usuario al mes. Ofrece todas las ventajas de Business Starter, además de 2 TB de almacenamiento en la nube y funciones adicionales, como la búsqueda inteligente en Google Workspace.

• Business Plus: Cuesta 18 USD por usuario al mes. Este plan añade funciones avanzadas, como Google Vault for eDiscovery, así como 5 TB de almacenamiento en la nube por usuario.

Funciones de Gmail para empresas (cuenta de Gmail empresarial)

1. Personalizado Correo electrónico empresarial with your domain: Esta función permite a las empresas mantener la profesionalidad y la coherencia de la marca con un dominio de correo electrónico personalizado. En lugar de tener el sufijo "@gmail .com», los correos electrónicos pueden terminar en el nombre de dominio de la empresa, como "@yourbusiness .com». Esto ayuda a aumentar el reconocimiento de tu marca.

2. 30 GB de almacenamiento ilimitado en Google Drive: Gmail for Business ofrece mucho más espacio de almacenamiento que la versión gratuita. En función de tu suscripción, puedes tener desde 30 GB hasta un espacio de almacenamiento ilimitado en Google Drive. Esto permite almacenar, compartir y colaborar en una gran cantidad de archivos, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

3. Soporte 24/7: Las empresas requieren un tiempo de actividad y un soporte constante. Con Gmail for Business, tienes acceso al equipo de asistencia de Google las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por teléfono, correo electrónico o chat. Esto garantiza que cualquier problema que surja pueda solucionarse con rapidez, lo que minimiza las interrupciones en las operaciones de su empresa.

4. Security and administration: Los controles de administración mejorados permiten a los administradores configurar los ajustes de seguridad, controlar el acceso de los usuarios, programar correos electrónicos, administrar dispositivos, eliminar correos electrónicos masivos y configurar reglas de prevención de pérdida de datos (recuperar correos electrónicos eliminados) y eliminar la cuenta de Google Workspace sin problemas. Los informes detallados ofrecen información sobre la actividad del sistema, lo que ayuda a detectar y resolver problemas de forma proactiva.

5. Sincronización de Google Workspace para Microsoft Outlook: Esta función te permite seguir usando Microsoft Outlook mientras aprovechas las funciones de Google Workspace. Sincroniza el correo, los contactos, los eventos del calendario y las notas entre Outlook y Google Workspace, lo que proporciona una integración perfecta.

6. Administración de dispositivos móviles: Con el auge de la cultura BYOD (traiga su propio dispositivo), es importante mantener seguros los datos de la empresa. Esta función permite a los administradores aplicar los códigos de acceso y borrar los datos confidenciales de los dispositivos perdidos. También permite localizar los dispositivos perdidos y, al mismo tiempo, mantener la privacidad del usuario.

7. Prevention of data loss for Gmail and Drive: La prevención de pérdida de datos (DLP) es un conjunto de herramientas que evita que la información confidencial se comparta fuera de la organización. El DLP puede reconocer información confidencial, como números de tarjetas de crédito o términos relacionados con proyectos exclusivos. Se puede configurar para advertir a los usuarios o bloquear por completo el uso compartido.

8. Control of access level empresarial with application of security keys and verificación in two pasos de Google: Estas funciones proporcionan una seguridad mejorada al requerir que los usuarios se sometan a una verificación en dos pasos. Además, las empresas pueden imponer el uso de claves de seguridad, un dispositivo físico que se conecta a una computadora para autenticar al usuario, lo que refuerza aún más la seguridad.

9. Modo confidencial de Gmail: El modo confidencial permite a los usuarios enviar correos electrónicos que caducan después de un cierto período de tiempo. Los remitentes también pueden revocar el acceso al correo electrónico en cualquier momento. Además, los destinatarios del mensaje confidencial no tendrán la opción de reenviar el correo electrónico en Gmail, copiar, imprimir o descargar los mensajes, lo que mejora la seguridad de los datos.

10.  Redacción y respuesta inteligentes: Gracias al aprendizaje automático, Gmail ayuda a los usuarios a redactar correos electrónicos más rápido al sugerir frases comunes mientras escriben. Además, Gmail puede ofrecer sugerencias de «respuesta inteligente», es decir, respuestas rápidas generadas por IA que pueden ser relevantes para el correo electrónico recibido, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.

Ventajas y desventajas de usar Gmail para empresas (cuenta de Gmail empresarial)

Ventajas:

1. Integration with Google Services: Gmail para empresas se integra perfectamente con otros servicios de Google, como Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Calendar, etc. Esto facilita la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.

2. Fiabilidad y tiempo de actividad: Los servidores de Google son conocidos por su fiabilidad. Ofrecen un tiempo de actividad garantizado del 99,9%, algo crucial para que las empresas garanticen un funcionamiento continuo.

3. Gran capacidad de almacenamiento: Google Workspace ofrece una amplia capacidad de almacenamiento (30 GB en el plan básico e ilimitada en los planes Business y Enterprise, si tienes más de 5 usuarios), lo que es muy beneficioso para las empresas.

4. Seguridad y cumplimiento: Google cuenta con protocolos de seguridad sólidos, que incluyen la verificación en dos pasos y el inicio de sesión único. También cumple con muchas normas mundiales de protección de datos, lo que garantiza la seguridad de los datos de las empresas.

5. Escalabilidad: Google Workspace es escalable. A medida que tu empresa crezca, puedes añadir más usuarios o aumentar la capacidad de almacenamiento. Es fácil administrar los usuarios, los dispositivos y la seguridad de los datos desde una consola de administración central.

Contras:

1. Privacy concerns: Como ocurre con muchos servicios basados en la nube, el uso de Gmail para empresas puede generar problemas de privacidad. Google ha sido objeto de críticas por analizar los correos electrónicos para segmentar los anuncios y, aunque han dejado de utilizar esta práctica en Gmail, algunas empresas siguen mostrándose cautelosas.

2. Personalización limitada: En comparación con otras plataformas, Gmail ofrece opciones de personalización limitadas. Por ejemplo, las empresas no pueden cambiar el diseño de Gmail para adaptarlo a sus necesidades empresariales específicas.

3. Learning Curve: Para las empresas que no están familiarizadas con el ecosistema de Google, es posible que el uso de Gmail y las aplicaciones de Google Workspace relacionadas implique una curva de aprendizaje.

4. Experiencia inconsistente: Google ha mejorado la cohesión de los productos con el tiempo, pero algunas herramientas de Google son excelentes y mejoran con el tiempo (como Google Docs y Google Meet), otras no son intuitivas (Google Chat) o están mal organizadas (Google Drive). Las herramientas de Google también están bien integradas en Android, pero no están tan bien integradas para los usuarios de dispositivos Apple.

5. Dependencia de la conexión a Internet: Gmail funciona mejor con una buena conexión a Internet. Si bien los modos sin conexión están disponibles, la funcionalidad completa requiere conectividad a Internet, lo que puede ocasionar problemas en áreas con conexiones inestables.

6. Coste: Si bien Google Workspace ofrece muchas ventajas, no es gratuito. El costo puede ser un factor disuasorio para las empresas más pequeñas o las nuevas empresas con presupuestos ajustados. Existen alternativas gratuitas que, si bien es posible que no ofrezcan el mismo nivel de integración o funciones, pueden realizar las tareas básicas requeridas.

Alternativas a Gmail para empresas (Gmail corporativo)

Questions frecuentes

1. ¿Gmail for business es gratuito?

R: No, Gmail for business, que forma parte de Google Workspace, no es gratuito. Sin embargo, Google Workspace ofrece una prueba gratuita de 14 días para los nuevos usuarios.

2. ¿Puedo usar mi dominio con Gmail para empresas (cuenta de Gmail empresarial)?

R: Sí, durante el proceso de configuración, tienes la opción de usar un dominio existente o comprar uno nuevo a través de Google.

3. ¿Cuánto cuesta Gmail para empresas?

R: Los planes de Google Workspace comienzan en 6 USD por usuario al mes para el plan Business Starter. El plan Business Standard cuesta 12$ por usuario al mes y el plan Business Plus cuesta 18$ por usuario al mes.

4. ¿Puedo cambiar de plan más adelante?

R: Sí, Google Workspace te permite cambiar de plan a medida que cambien las necesidades de tu empresa.

5. ¿Cuáles son las alternativas a Gmail para empresas?

R: Hay varias alternativas a Gmail para empresas, como Microsoft 365, Zoho Workplace y Slack, cada una con sus propias funciones, precios y opciones de almacenamiento.

6. ¿Qué ocurre una vez finalizado el período de prueba de Google Workspace?

R: Tras el período de prueba de 14 días, Google te facturará automáticamente según el plan que hayas seleccionado durante la configuración. Si no quieres continuar, debes cancelar el servicio antes de que finalice el período de prueba.

7. ¿Cómo es la seguridad de Gmail para empresas?

R: Gmail for companies ofrece medidas de seguridad sólidas, como la verificación en dos pasos, el filtrado de spam y la protección contra la suplantación de identidad. Además, Google Workspace incluye controles avanzados de dispositivos y datos para mejorar la seguridad.

8. ¿Puedo crear varias direcciones de correo electrónico con la cuenta de Gmail de mi empresa?

R: Sí, puedes crear varias cuentas de usuario (y, por lo tanto, direcciones de correo electrónico) en tu cuenta de Google Workspace. El número puede estar limitado según el plan que hayas elegido.

Conclusión

Gmail para empresas, que forma parte de Google Workspace, ofrece una plataforma integrada para que las empresas colaboren y se comuniquen de forma eficaz. Si bien el proceso de creación de una cuenta es relativamente simple, comprender su estructura de costos, sus ventajas y desventajas y las alternativas viables es crucial para